Cómo emitir un DeCA, paso a paso
Lo que la norma te pide es poco y concreto: que el documento exista antes de que salga el camión, que lleve unos datos determinados y que un agente pueda descargarlo en carretera. Esto es cómo se hace.
Antes de empezar: quién lo emite
El documento lo emite la oficina, no el chófer. Esto no es un detalle de organización: la norma exige que exista antes del inicio del servicio, y cuando el camión arranca ya es tarde.
Por eso el chófer no necesita instalar nada ni hacer nada. Recibe el documento ya hecho, por correo o impreso, y lo único que lleva encima es un papel con un código QR.
Si esperas a que el chófer lo genere en el muelle, el documento nace fuera de plazo aunque el PDF esté perfecto.
Los cinco pasos
- Da de alta tu empresa con el domicilio fiscal completo. La Orden FOM/2861/2012 exige nombre o denominación social, NIF y domicilio de las partes. Sin el domicilio el documento sale incompleto, que es lo mismo que no llevarlo.
- Da de alta al cargador y al destinatario. Hacen falta los dos: un documento de transporte describe un envío de alguien a alguien.
- Crea el envío con la matrícula del vehículo. La matrícula es obligatoria y va impresa en el documento. También la naturaleza y el peso de la mercancía, el origen, el destino y la fecha.
- Emite el documento. Se genera un PDF con su código de control y su QR, y queda archivado desde ese momento.
- Hazlo llegar al chófer. Un correo con el enlace, o impreso. En carretera el agente escanea el QR y descarga el PDF vigente directamente, sin identificarse.
Los pasos 1 y 2 se hacen una vez. A partir de ahí, emitir un documento son menos de dos minutos.
Qué datos lleva, exactamente
El contenido obligatorio sigue siendo el de la Orden FOM/2861/2012. No es una lista larga, pero no sobra ninguno:
- Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador y del transportista.
- Matrícula del vehículo.
- Naturaleza y peso de la mercancía.
- Lugar de origen y de destino.
- Fecha del servicio.
Y como documento electrónico: PDF nativo (no un escaneo), un máximo de 5 MB, código QR, una URL HTTPS que descargue el PDF sin login, registro de fecha y hora, y conservación mínima de un año.
Que falten datos esenciales se sanciona igual que no llevarlo: infracción grave del artículo 141.17 de la LOTT, de 401 a 600 € por el artículo 143.1.d).
Preguntas frecuentes
¿Quién tiene que emitir el DeCA, el cargador o el transportista?
La obligación de que el documento exista y acompañe al transporte recae sobre el transportista. En la práctica lo emite quien tiene los datos completos del envío, que casi siempre es la oficina del transportista con la información que le ha pasado el cargador.
¿Puedo emitirlo cuando el camión ya ha salido?
No. La norma exige que el documento esté emitido antes del inicio del servicio. Emitirlo a posteriori no corrige la infracción: en la inspección lo que cuenta es si existía cuando el vehículo circulaba.
¿Hace falta uno por cada envío o vale uno por día?
Uno por expedición. Cada envío es una expedición distinta, y el artículo 138.3 de la LOTT considera cada una como una infracción independiente si falta el documento. Por eso en una inspección de varios envíos las sanciones se suman.
¿Qué pasa si me equivoco en un dato después de emitirlo?
Se corrige y se vuelve a emitir. Lo importante es que el documento que el agente descargue al escanear el QR sea el vigente: el código apunta a una dirección fija y siempre devuelve la última versión.
¿Necesito firma electrónica para emitirlo?
No. La norma no exige firma electrónica reconocida para el documento de control. Lo que exige es que sea un PDF nativo, con código QR, accesible por una URL HTTPS sin login y conservado al menos un año.
Información general, no asesoramiento jurídico. Antes de decidir, consulta el texto vigente en el BOE.